Cartórios devem se adequar à LGPD! veja quais Providências devem ser adotadas para a adaptação de cartórios à LGPD

É certo que os serviços notariais e de registro são consideravelmente regulamentados e que, nessa esteira, já conferem aos dados pessoais uma proteção maior do que aquela habitualmente conferida em outros contextos de menor regulamentação. Contudo, isso não exime os cartórios da necessidade de adequação à legislação, cujo objetivo é o de garantir um fluxo condicionado e apropriado de dados dessa natureza.

Nomeação do Encarregado pela proteção de dados

Mapear o fluxo de dados pessoais no cartório é examinar todo o caminho do dado pessoal, desde o momento de coleta (incluindo a forma como o dado pessoal foi coletado, o propósito da coleta e quais dados foram coletados), até a forma como os dados são utilizados dentro do cartório (transferências internas e externas) e como são armazenados (incluindo a agenda de armazenamento). Assim, o mapeamento de dados identifica o banco de dados da serventia, tendo como produto final da atividade um inventário de dados pessoais.

Elaboração do relatório de impacto

Este é um documento concebido para descrever o tratamento de dados pessoais, avaliar a sua necessidade/proporcionalidade e ajudar a gerir os respectivos riscos aos direitos e liberdades, por meio da avaliação de tais riscos e da determinação de medidas para fazer frente a eles. 

Adoção de medidas de transparência aos usuários

A transparência, um dos princípios da LGPD, exige que aos titulares sejam garantidas informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento de dados pessoais. Juntamente com o princípio da finalidade, da adequação e da necessidade, a transparência está no cerne da LGPD. Dentre as medidas que podem ser adotadas para garantir transparência aos titulares está a  criação de um canal eletrônico específico para atendimento das requisições e/ou reclamações apresentadas pelos titulares dos dados pessoais. Além disso, é imprescindível que se estabeleça um fluxo para o atendimento dos direitos dos titulares, desde o recebimento da demanda até o fornecimento da respectiva resposta

Definição e implementação de Política de Privacidade

A Política de Privacidade é o documento produzido pelo agente de tratamento (o controlador ou o operador de dados pessoais), que contém a descrição de todas as práticas e medidas de privacidade e segurança por ele adotadas no tratamento dos dados, em conformidade com o determinado pela LGPD. O principal objetivo desse documento é garantir a transparência, que, como se viu, é um dos pilares da legislação de proteção de dados.

Treinamento dos prepostos

Para fins de adequação da LGPD nos cartórios, o treinamento dos prepostos dos cartórios que lidam com dados pessoais não deve ser realizado apenas uma vez, de forma rasa. O objetivo é implementar uma cultura de proteção de dados, de forma que todos absorvam, naturalmente, a importância dessa proteção em todos os procedimentos realizados no cartório. E AINDA:

Revisão dos instrumentos que estão sendo utilizados Adoção de medidas de segurança, técnicas e administrativas

Tratamos, neste trabalho, da indispensável adaptação à LGPD nos cartórios. Os cartórios têm um banco de dados pessoais muito grande e mudanças estruturais imediatas podem (e devem) ser aplicadas desde já. Estamos à disposição para auxiliar na adequação à LGPD no seu cartório!